Plan My Gap Year

Bij korte projecten zien kinderen en deelnemers telkens nieuwe gezichten. Dat schaadt hechting en continuïteit; hoe langer iemand blijft, hoe meer de lokale partner eraan heeft.

0. 0 punten: Projecten met mensen zijn korter dan 4 weken te boeken.
1. 1 punt: Minimaal 4 weken bij projecten met mensen.
2. 2 punten: Minimaal 8 weken bij projecten met mensen. Kortere projecten alleen zonder directe zorg of les (bouw, natuur), met uitleg waarom dat kan.

Goed vrijwilligerswerk begint bij een behoefte ter plaatse, niet bij het aanbod voor vrijwilligers.

0. 0 punten: Er staat niets over hoe projecten ontstaan.
1. 1 punt: Een algemene claim dat projecten op lokale vraag ontstaan.
2. 2 punten: Per project uitgelegd dat het op verzoek van de lokale partner of gemeenschap is gestart en welke behoefte het invult.

Vrijwilligers mogen geen betaalde lokale banen vervangen of zelfstandig een klas of groep draaien. Lokale staf hoort leidend te blijven.

0. 0 punten: Vrijwilligers doen werk van een betaalde lokale kracht, of geven zelfstandig les of training.
1. 1 punt: Een algemene uitspraak dat vrijwilligers niemand vervangen, of een gemengd beeld.
2. 2 punten: Concreet uitgelegd dat lokale staf leidend blijft en de vrijwilliger ondersteunt, met voorbeelden per project.

Impact ontstaat pas als het werk doorloopt wanneer een vrijwilliger vertrekt.

0. 0 punten: Losse plaatsingen zonder samenhang.
1. 1 punt: Langdurige samenwerking met partners wordt genoemd.
2. 2 punten: Meerjarige partnerschappen én een vaste werkwijze om werk tussen opeenvolgende vrijwilligers over te dragen.

Vrijwilligerswerk in kindertehuizen kan kinderen schaden en houdt soms instellingen in stand die kinderen bij hun familie weghalen. Zie Better Care Network en ReThink Orphanages.

0. 0 punten: Vrijwilligerswerk in een weeshuis, kindertehuis of andere residentiële opvang wordt aangeboden (knock-out).
1. 1 punt: Wordt niet aangeboden, maar er is geen standpunt.
2. 2 punten: Een expliciet standpunt tegen vrijwilligerswerk in kindertehuizen, met uitleg en verwijzing naar een externe bron.

Een beleid op papier is niet genoeg. Vrijwilligers moeten de regels kennen, tekenen en weten waar ze zorgen melden. Zie Keeping Children Safe.

0. 0 punten: Kinderprojecten zonder zichtbare regels.
1. 1 punt: Enkele regels, zoals niet alleen met kinderen zijn, of een gedragscode zonder meer.
2. 2 punten: Een gedragscode die vrijwilligers tekenen, een meldprocedure, een aanspreekpunt voor kinderbescherming én training daarover. Ook 2 als er geen kinderprojecten zijn.

Knuffelen, rijden, wandelen met of wassen van wilde dieren is stressvol en houdt fokkerij en handel in stand. Zie World Animal Protection.

0. 0 punten: Contact met wilde dieren als activiteit: knuffelen, rijden, wandelen, wassen, fokken of foto's met dieren (knock-out).
1. 1 punt: Dierenprojecten zonder expliciet hands off beleid of richtlijnen.
2. 2 punten: Een hands off beleid, erkende opvang of natuurbeheer, met verwijzing naar richtlijnen van een dierenwelzijnsorganisatie. Ook 2 als er geen dierenprojecten zijn.

Lokale mensen en kinderen hebben recht op privacy en waardigheid. Armoede is geen bezienswaardigheid.

0. 0 punten: Geen regels én armoede als attractie, zoals sloppenwijkbezoeken of wervende beelden van armoede.
1. 1 punt: Geen expliciete regels, of alleen een algemene oproep om respectvol te fotograferen.
2. 2 punten: Duidelijke regels voor foto's en sociale media van lokale mensen en kinderen, en geen armoede als attractie.

Wat in Nederland niet mag zonder diploma, mag een vrijwilliger in het buitenland ook niet. Vooral medisch werk zonder opleiding is gevaarlijk.

0. 0 punten: Vrijwilligers zonder medische opleiding doen medische handelingen, zoals vaccineren, wondverzorging of consulten (knock-out).
1. 1 punt: Taken lijken passend, maar er is geen grens beschreven.
2. 2 punten: Eisen per taak, en de site zegt expliciet wat een vrijwilliger niet mag doen.

Werken met kwetsbare kinderen of in de zorg vraagt volwassenheid. Minderjarigen horen daar niet zonder eigen begeleiding.

0. 0 punten: Onder de 18 toegestaan bij werk met kinderen of zorg zonder extra begeleiding, of niets vermeld.
1. 1 punt: Vanaf 18 jaar, zonder verdere eisen.
2. 2 punten: Vanaf 18 jaar, en hogere eisen bij zwaardere taken (zorg, les, jeugdwerk).

Zonder gedeelde taal is samenwerken en lesgeven nauwelijks mogelijk.

0. 0 punten: Taal komt niet ter sprake.
1. 1 punt: Taaladvies zonder eis, of alleen bij enkele projecten.
2. 2 punten: Vereiste taalvaardigheid per project, of een taalcursus vooraf of ter plaatse waar dat nodig is.

Te veel vrijwilligers tegelijk zet lokale staf onder druk en maakt het project een doel op zich.

0. 0 punten: Grote groepen tegelijk op één project zonder grens, of niets vermeld.
1. 1 punt: Aantallen worden genoemd, maar niet in verhouding tot de lokale staf.
2. 2 punten: Een maximum aantal vrijwilligers per project in verhouding tot de lokale staf, met uitleg.

Vrijwilligers betalen vaak veel. Het is eerlijk om te laten zien hoeveel daarvan bij het project aankomt.

0. 0 punten: Niet te bepalen.
1. 1 punt: Minder dan de helft, of alleen een globale indicatie.
2. 2 punten: Aantoonbaar meer dan de helft gaat naar het land en de partner, in bedragen of percentages.

Als een project draait op het geld van vrijwilligers, gaat het om het aantal vrijwilligers en niet om de mensen ter plaatse.

0. 0 punten: Partners zijn zichtbaar afhankelijk van vrijwilligersgeld, of vrijwilligers wordt gevraagd geld te geven aan kinderen of projecten ter plaatse.
1. 1 punt: Geen signalen, maar ook geen beleid.
2. 2 punten: Beleid dat partners niet afhankelijk worden van vrijwilligers, en donaties lopen via een vaste, verantwoorde route.

Deelnemers betalen vaak maanden vooruit. Een garantieregeling beschermt hen als het misgaat.

0. 0 punten: Geen voorwaarden over annuleren of terugbetalen te vinden.
1. 1 punt: Algemene voorwaarden met een annuleringsregeling.
2. 2 punten: Een heldere annuleringsregeling én bescherming van het geld, zoals een garantiefonds of derdengeldrekening.

Een externe toets laat zien dat een organisatie niet alleen zichzelf beoordeelt.

0. 0 punten: Geen externe toetsing.
1. 1 punt: Een algemeen keurmerk of registratie, zoals ANBI, of lidmaatschap van een branchevereniging.
2. 2 punten: Toetsing gericht op vrijwilligerswerk of goede doelen, zoals CBF erkenning, B Corp, een EU Quality Label of een externe audit van projecten.

Vrijwilligers zitten ver van huis. Bij een ongeluk of crisis moet duidelijk zijn wat er gebeurt.

0. 0 punten: Niets vermeld.
1. 1 punt: Een noodnummer of een verplichte verzekering, zonder verder protocol.
2. 2 punten: Een risicobeoordeling per locatie of noodprotocol, een verplichte verzekering en 24 uur per dag bereikbaar.

Wie iets ziet of meemaakt, moet veilig kunnen melden, ook buiten de organisatie om.

0. 0 punten: Geen klachtenprocedure.
1. 1 punt: Klachten kunnen worden gemeld bij de organisatie, of er is alleen een vertrouwenspersoon.
2. 2 punten: Een beschreven klachtenprocedure met vertrouwenspersoon of onafhankelijke klachteninstantie.

Problemen worden het best opgelost door iemand die het project en de vrijwilliger kent en in de buurt is.

0. 0 punten: Geen eigen mensen of vaste contactpersoon in het land.
1. 1 punt: Een contactpersoon in het land, op afstand.
2. 2 punten: Een vaste lokale coördinator die het project bezoekt en minstens wekelijks contact heeft met de vrijwilliger.

De partner weet het best wat helpt. Die moet kunnen beoordelen en ook nee kunnen zeggen.

0. 0 punten: De partner komt niet aan het woord.
1. 1 punt: Partners worden geciteerd of op een andere manier gehoord, bijvoorbeeld in een evaluatie.
2. 2 punten: De partner beoordeelt ook de vrijwilliger en de samenwerking, en kan vrijwilligers weigeren.

“Wij streven ernaar om met onze uitingsvormen een gelijkwaardig, eerlijk en ethisch verantwoord beeld te schetsen van de verhouding tussen westerse vrijwilligers en de lokale bevolking in ontwikkelingslanden. Hierbij staat de gelijkwaardige relatie tussen de vrijwilligers en lokale bevolking centraal.”

0. 0 punten: Ja, van beide is sprake.
1. 1 punt: Ja, van één van deze twee is sprake, of van beide in een nogal gematigde wijze.
2. 2 punten: Nee.

“Wij besteden ruim aandacht aan het formuleren van de missie en visie van onze organisatie als grondslag voor het internationaal vrijwilligerswerk dat we aanbieden.”

0. 0 punten: Er is geen specifieke informatie over doel en missie, of de uitleg gaat louter over 'bijdragen aan een betere wereld' zonder dat duidelijk wordt hoe.
1. 1 punt: Deels. De organisatie schrijft uitgebreider over haar missie, maar van operationalisering richting de projecten is geen sprake.
2. 2 punten: Ja, in de informatie over doel en missie wordt een brug geslagen naar de concrete projecten, de lokale projectdoelen en resultaten.

“Onze organisatie biedt geen projecten aan vrijwilligers aan in een kinderhuis. De projecten waarbij met kinderen wordt gewerkt, richten zich op kinderen die nog thuis wonen.”

0. 0 punten: Er wordt niet ingegaan op de problematiek rondom vrijwilligers en werken met kwetsbare doelgroepen. Bij een weeshuis of kindertehuis geldt dit ook als niet overtuigend wordt gemotiveerd waarom het project niet schadelijk is.
1. 1 punt: Er wordt alleen ingegaan op de problematiek, maar je ziet nog nergens dat dit concreet invloed heeft op beleid en praktijk van de organisatie.
2. 2 punten: Er wordt ingegaan op de problematiek, de organisatie legt uit hoe zij en de vrijwilligers ermee omgaan, en zij onderschrijft richtlijnen van belangenorganisaties met verwijzingen daarnaar. Ook te scoren als er geen sprake is van kwetsbare doelgroepen, mét verantwoording waarom.

“Wij zijn expliciet over de voorwaarden die gelden voor vrijwilligers die aan onze opdrachten en projecten meedoen.”

0. 0 punten: Ontbrekende vaardigheden of ervaring zijn geen breekpunt en er wordt niet om een VOG gevraagd, of er staat niets over voorwaarden en VOG op de website.
1. 1 punt: De organisatie vraagt expliciet om specifieke ervaring of vaardigheden, of stelt een VOG verplicht.
2. 2 punten: Van beide (ervaring of vaardigheid én VOG) is sprake.

“Je kunt direct met onze organisatie contact opnemen, via telefoon of e-mail.”

0. 0 punten: Niet op de homepage of contactpagina, eventueel wel als je verder zoekt.
1. 1 punt: Ja, maar de nadruk ligt op digitaal contact (mail, formulier).
2. 2 punten: Ja, en direct contact wordt op de website gestimuleerd: telefoon of bezoek.

“Je kunt direct met onze organisatie contact opnemen, via telefoon of e-mail.”

0. 0 punten: Geen reactie binnen 3 werkdagen.
1. 1 punt: Inhoudelijke reactie binnen 3 werkdagen.
2. 2 punten: Ontvangstbevestiging met reactietoezegging én reactie binnen 48 uur, of een inhoudelijke reactie binnen 24 uur.

“Je kunt direct met onze organisatie contact opnemen, via telefoon of e-mail, en je krijgt snel een inhoudelijke reactie.”

0. 0 punten: Geen respons.
1. 1 punt: Inhoudelijk antwoord, maar niet geheel bevredigend.
2. 2 punten: Inhoudelijk antwoord, geheel bevredigend (niet per se wat het resultaat betreft, maar wel in het communicatieproces).

“Wij stellen geïnteresseerde potentiële vrijwilligers in staat om in contact te komen met oud-vrijwilligers om zo informatie in te winnen over de opdracht of het project waarin zij geïnteresseerd zijn.”

0. 0 punten: Er is geen mogelijkheid contact te krijgen met oud-vrijwilligers, of dit moet op eigen initiatief.
1. 1 punt: Alleen bij verdere navraag is contact met oud-vrijwilligers mogelijk, of alleen met 'ambassadeurs' die de organisatie promoten.
2. 2 punten: Op de site wordt de mogelijkheid geboden om in contact te komen met oud-vrijwilligers, die niet per se uitgekozen ambassadeurs zijn.

“Wij informeren op onze website op betekenisvolle wijze over onze organisatiebasis (rechtsvorm, financieel-economische grondslag).”

0. 0 punten: Nee.
1. 1 punt: Staat er wel op, maar pas na lang zoeken gevonden.
2. 2 punten: Ja, en ook goed te vinden.

“Wij maken onze organisatie naar buiten toe transparant door op onze website uitgebreid in te gaan op hoe onze organisatie eruitziet en presenteren onszelf op onze 'Over ons'-pagina. Verenigingen en stichtingen publiceren hun jaarverslagen op de website.”

0. 0 punten: Niet (in het perspectief van de andere scoremogelijkheden).
1. 1 punt: De informatie over de organisatie geeft inzicht in kenmerken die organisatorisch verantwoordend en niet promotiegericht zijn.
2. 2 punten: Er zijn financiële of andere (jaar)verslagen te vinden die inzicht geven in historie, fundament en ervaring, met documentatie die verder gaat dan webpagina's.

“Wij informeren onze potentiële deelnemers uitgebreid over de kosten van ons aanbod van vrijwilligerswerk. Wij zijn duidelijk over wat wel en wat niet is inbegrepen.”

0. 0 punten: Helemaal niets, of alleen een bedrag per periode zonder enige specificatie of verantwoording.
1. 1 punt: Een grove beschrijving van wat is inbegrepen, maar de vrijwilliger krijgt slechts marginaal inzicht in wat hij krijgt en wat hij ter plaatse nog zelf betaalt.
2. 2 punten: Een exacte beschrijving van wat en met welke kwaliteit is inbegrepen, met een reële indicatie van kosten die de vrijwilliger zelf nog kwijt is.

“Wij zijn transparant over de kostentoedeling en maken duidelijk wat de dekkingskosten voor de lokale partners zijn.”

0. 0 punten: Hierover wordt geen informatie op de website aangetroffen (bij 0 punten op 3c ook hier 0).
1. 1 punt: De kosten worden concreet verantwoord in relatie tot het doel, maar een aanzienlijk deel secundaire kosten is onvoldoende transparant.
2. 2 punten: De secundaire kosten worden uitgebreid verantwoord, of er wordt aangegeven dat die er niet zijn, of er is alleen een verantwoord inschrijfgeld.

“Wij maken vrijwilligers vooraf duidelijk dat we samenwerken met lokale partnerorganisaties en tonen hierover inhoudelijke informatie. Bij een boeking maken we transparant met welke partner wordt samengewerkt.”

0. 0 punten: Het is niet duidelijk dat het om samenwerking met lokale externe partners of projecten gaat.
1. 1 punt: Het is duidelijk dát er bij lokale partners een arrangement geregeld wordt, maar niet bij welke.
2. 2 punten: Het is duidelijk met welke lokale partners wordt samengewerkt, of het is evident dat zendende en ontvangende organisatie dezelfde zijn.

“Wij benoemen bij onze opdrachten en projecten de taken en verantwoordelijkheden van vrijwilligers en hebben vooraf persoonlijk contact, zodat we goed aan verwachtingenmanagement doen.”

0. 0 punten: Taken en verantwoordelijkheden zijn onduidelijk bij het merendeel van de projecten.
1. 1 punt: Er worden taken genoemd, maar niet bij alle projecten en niet altijd met verwachtingenmanagement.
2. 2 punten: Taken en verantwoordelijkheden worden specifiek benoemd en er wordt aan verwachtingenmanagement gedaan.

“Hoe wordt de informatie over partnerprojecten gepresenteerd?”

0. 0 punten: Er wordt met lokale partners gewerkt, maar daarover staat nauwelijks informatie op de website. De projecten worden vooral als eigen projecten gepresenteerd.
1. 1 punt: Namen en plaatsen van projecten worden getoond, maar meer specifieke informatie over de lokale projecten ontbreekt.
2. 2 punten: De website toont uitgebreid informatie over de specifieke lokale projecten, of zendende en ontvangende organisatie vallen samen en de afstemming is duidelijk.

“We zetten ons in voor duurzame en langdurige relaties met partners en projecten, zorgen voor een eerlijke oriëntatie op de impact van onze vrijwilligers en geven inzicht in de ontwikkelingen bij onze partners en projecten.”

0. 0 punten: Nee, beoogde en gerealiseerde resultaten worden niet benoemd.
1. 1 punt: Enigszins. De organisatie geeft aan langdurige projectcontacten te onderhouden en is expliciet over doel en beoogd resultaat, maar verantwoordt dit niet specifiek.
2. 2 punten: Ja, resultaten en evaluaties worden vermeld en tonen aan dat de organisatie zich richt op de lange termijn.

“We besteden zorgvuldig aandacht aan de intake van onze vrijwilligers, zodat zij een goede keuze maken en wij inzicht hebben in hun eigenschappen en kwalificaties. Naast de intake vooraf is er ook een praktijkintake op de plek van bestemming.”

0. 0 punten: Nee, of het proces verloopt volledig schriftelijk en digitaal.
1. 1 punt: Ja, enigszins, maar van een echt intake- of selectiegesprek (fysiek of via video) is nauwelijks sprake.
2. 2 punten: Ja, zonder een goede intake en persoonlijk gesprek wordt niemand geaccepteerd.

“We zorgen voor een degelijke voorbereiding of training voorafgaand aan vertrek en communiceren daar vooraf over. De voorbereiding betreft zowel culturele aspecten als aspecten van het project.”

0. 0 punten: Er is geen voorbereidingsprogramma, of alleen schriftelijke informatie.
1. 1 punt: De organisatie biedt de mogelijkheid om aan algemene voorbereidende evenementen of trainingen mee te doen.
2. 2 punten: De organisatie biedt algemene én specifieke trainingen of voorbereidingsdagen in eigen beheer en stelt die verplicht.

“Wij onderhouden actief contact met onze vrijwilligers en onze partnerorganisatie in het buitenland over de voortgang en andere relevante zaken.”

0. 0 punten: Er is geen begeleiding of contact anders dan via de partnerorganisatie.
1. 1 punt: De organisatie heeft een contactpersoon in het thuisland voor problemen en noodgevallen.
2. 2 punten: De organisatie heeft actief contact met de vrijwilligers en de partnerorganisatie over de voortgang en andere relevante zaken.

“Wij besteden uitgebreid, actief en persoonlijk aandacht aan de evaluatie van het project en de ervaring van de vrijwilliger, en gebruiken de evaluaties om onze projecten en partnerrelaties te verbeteren.”

0. 0 punten: De organisatie biedt na afloop geen instrument, aanleiding of voorstel om de bijdrage te evalueren.
1. 1 punt: De organisatie biedt evaluatiemogelijkheden, maar schriftelijk of zonder extra inzet of afspraken.
2. 2 punten: De organisatie evalueert het project en de ervaring van de vrijwilliger actief (bijeenkomst of afspraak).