Voor Organisaties
De Volunteer Aware transparantie-index is een beoordelingsinstrument dat is opgebouwd uit 20 vragen/items (criteria). Op elk van deze items kunnen 0, 1 of 2 punten worden gescoord. Scoor je 0 punten, dan voldoet de organisatie niet aan het criterium; een negatieve score dus. Scoor je 2 punten, dan wordt er wél voldaan. De 1-score staat voor een tussenvorm, zeg maar ‘enigszins’ of ‘een beetje’. Zie je de 20 beoordelingscriteria, dan wordt het duidelijk.
Maximaal kunnen dus 20 x 2 = 40 punten behaald worden. De eindscore is een percentage-score. Scoort een organisatie alle 40 punten, dan is de eindscore 100%. Behaalt de organisatie 20 punten, dan is de eindscore 50%.
De 20 vragen/items zijn onderverdeeld in 5 verschillende thema’s / categorieën:
1 – Missie en profiel
2 – Zichtbaarheid en responsiviteit
3 – Grondslag en financiën
4 – Partners en projecten
5 – Organisatie en proces
Elk van deze thema’s / categorieën heeft 4 items/vragen, zodat het bij elkaar 20 beoordelingscriteria betreft.
Hieronder tref je een korte omschrijving van de 20 criteria, waarbij de formulering van een stelling/voorwaarde het item identificeert:
1 – Missie en profiel | |
1.a. Profilering | “Wij streven ernaar om met onze uitingsvormen een gelijkwaardig, eerlijk en ethisch verantwoord beeld te schetsen van de verhouding tussen westerse vrijwilligers en de lokale bevolking in ontwikkelingslanden. Hierbij staat de gelijkwaardige relatie tussen de vrijwilligers en lokale bevolking centraal.” |
1.b. Doel en Missie | “Wij besteden ruim aandacht aan het formuleren van de missie en visie van onze organisatie als grondslag voor het internationaal vrijwilligerswerk dat we aanbieden.” |
1.c. Werken met kwetsbare doelgroepen | “Onze organisatie biedt geen projecten/opdrachten aan vrijwilligers aan in een kinderhuis. De projecten/opdrachten, waarbij met kinderen wordt gewerkt, richten zich op kinderen die nog thuis wonen.” |
1.d. Voorwaarden | “Wij zijn expliciet over de voorwaarden die gelden voor vrijwilligers die aan onze opdrachten/projecten meedoen.” |
2 – Zichtbaarheid en responsiviteit | |
2.a. Contact | “Je kunt direct met onze organisatie contact opnemen, via telefoon of email.” |
2.b. E-mailrespons | E-mailresponsonderzoek: reactie op ingestuurde mail |
2.c. E-mailrespons – inhoud | Inhoudelijke kwaliteit e-mailrespons [NB: 2.b. en 2.c. betreffen jaarlijks opnieuw uit te voeren acties vanuit de redactie van Volunteer Aware.] |
2.d. Referentie | “Wij stellen geïnteresseerde potentiële vrijwilligers in staat om in contact te komen met oud-vrijwilligers om zo informatie in te winnen over de opdracht of het project, waarin zij geïnteresseerd zijn.” |
3 – Grondslag en financiën | |
3.a. Grondslag | “Wij informeren op onze website op betekenisvolle wijze over onze organisatiebasis (rechtsvorm, financieel-economische grondslag).” |
3.b. Organisatietransparantie | “Wij maken onze organisatie naar buiten toe transparant door op onze website uitgebreid in te gaan op hoe onze organisatie er uit ziet (organogram) en wij presenteren onszelf op onze ‘Over ons’-pagina.” Voor verenigingen en stichtingen: “Wij publiceren onze jaarverslagen op onze website. ” |
3.c. Prijzen en specificatie | “Wij informeren onze potentiële deelnemers uitgebreid over de kosten/prijzen van ons aanbod van vrijwilligerswerk. Wij zijn duidelijk over wat wel en wat niet is ingegrepen bij de informatie over de kosten.” |
3.d. Doel kosten | “Wij zijn transparant over de kostentoedeling en maken duidelijk wat de dekkingskosten voor de lokale partners zijn.“ |
4 – Partners en projecten | |
4.a. Partnerprojecten | “Wij maken vrijwilligers vooraf duidelijk, dat we samenwerken met lokale partnerorganisaties en tonen hierover inhoudelijke informatie. Indien een vrijwilliger bij ons een vrijwilligersreis boekt, maken we transparant met welke partnerorganisatie bij zijn of haar project wordt samengewerkt.” |
4.b. Taken | “Wij benoemen bij onze opdrachten en projecten de taken en verantwoordelijkheden van vrijwilligers. Wij hebben vooraf direct en persoonlijk contact met onze vrijwilligers, waarbij specifieke wensen en mogelijkheden besproken worden, zodat we optimaal invulling kunnen geven aan verwachtingenmanagement.” |
4.c. Partnerprofiel | Hoe wordt de informatie over partnerprojecten gepresenteerd? |
4.d. Resultaten | “We zetten ons in voor het aangaan van duurzame en langdurige relaties met partners en projecten in de landen van de bestemming(en) van ons vrijwilligerswerk. We dragen zorg voor een eerlijke oriëntatie op de impact van de inzet van onze vrijwilligers, nuanceren de klemtoon op concrete maatschappelijke resultaten en geven inzicht in de ontwikkelingen bij onze partners en projecten, al dan niet in relatie tot de gepleegde inzet van onze vrijwilligers.” |
5 – Organisatie en proces | |
5.a. Intake en selectie | “We besteden zorgvuldige aandacht aan de intake van onze vrijwilligers. Vrijwilligers kunnen op basis van de informatie van en communicatie met ons vooraf op degelijke wijze een optimale keuze maken en wij als organisatie dragen zorg voor voldoende inzicht in de van belang zijnde eigenschappen en kwalificaties van onze vrijwilligers. Naast deze intake voorafgaand aan vertrek, vindt ook op de plaats van bestemming een praktijkintake plaats.” |
5.b. (vooraf) Voorbereiding | “We dragen zorg voor een degelijke voorbereiding/training van/voor onze vrijwilligers voorafgaand aan hun vertrek naar het land van bestemming en communiceren vooraf over inhoud en organisatie van deze voorbereiding/training. Deze voorbereiding betreft zowel de culturele aspecten als specifieke aspecten die van toepassing zijn op het project of de opdracht.” |
5.c. Begeleiding en contact | “Wij onderhouden actief contact met onze vrijwilligers en onze partnerorganisatie in het buitenland over de voortgang en andere relevante zaken.” |
5.d. (achteraf) Evaluatie | “Wij besteden uitgebreid, actief en persoonlijk aandacht aan de evaluatie van het vrijwilligersproject en de ervaring van de vrijwilliger achteraf. Hierbij zijn zowel het perspectief van de inzet en ervaring van de vrijwilliger zelf als het perspectief op de kwaliteit van de opdracht of het project van belang. Wij gebruiken de evaluaties voor de verbetering van onze opdrachten en projecten en onze relaties met onze partners.“ |
In de resultaatformulieren, van alle onderzochte organisaties integraal gepresenteerd op deze website, zie je precies hoe de antwoordcategorieën, met een score 0, 1 of 2, geformuleerd worden.
Bovendien tref je daar een aparte beschrijving met ‘uitleg’: een verantwoording voor de totstandkoming van de scoring.
Let op: initieel betreft dit altijd de scoring door een vertegenwoordiger/onderzoeker van Volunteer Aware. Dit noemen we de ‘nulmeting’, de eerste externe meting.
Maar Volunteer Aware staat garant voor een eerlijke en… transparante meting! Daarom is het ‘uitleg’-blok belangrijk en… daarom worden de onderzochte organisaties uitgenodigd mee te werken aan de ontwikkeling en de redactie van de transparantie-index.
De situatie zoals deze wordt weergegeven in de score-formulieren op de website kan zodoende op 2 situaties duiden:
- Het resultaat klopt, de score is terecht.
- Het resultaat klopt niet. Volunteer Aware heeft ongelijk en de beoordeelde organisatie kan met recht en reden aanspraak maken op een andere scoring. De organisatie meldt dit, met verantwoording en verwijzing, aan de redactie van Volunteer Aware, waarna de scoring wordt aangepast.
De transparantie-index is een ontwikkelinstrument!
… en als ontwikkelinstrument een leidraad voor vrijwilligersorganisaties om op transparante wijze uit te stralen dat ze voldoen aan kwaliteitsvoorwaarden van eerlijk, degelijk, duurzaam en verantwoord internationaal vrijwilligerswerk. En dus:
een stimulans om aan de voorwaarden te gaan voldoen.
Organisaties worden uitgenodigd om het beoordelingsinstrument te gebruiken om aan de beoordelingscriteria, zoals deze worden gepresenteerd in de transparantie-index, te voldoen.
Werk mee aan de transparantie-index!
Vanaf juni 2024 wordt geleidelijk gewerkt aan het gereedmaken van de beoordeling van alle vrijwilligerswerkorganisaties. Het kan nog best even duren alvorens alle organisaties betrokken zijn in de transparantie-index.
De redactie van Volunteer Aware werkt hier zelf aan. Het is echter ook mogelijk, dat de redactie als initieel handvat een ingevuld beoordelingsformulier van de betrokken organisatie zelf gebruikt. In die situatie krijgt de organisatie voorrang bij de eindevaluatie.
Dus: lever zelf het formulier aan. U kunt het formulier downloaden via deze link.
Stuur het ingevulde formulier op naar info@warmonline.nl.
Redactionele verantwoording Volunteer Aware
De redactie van Volunteer Aware staat voor maximale transparantie, maar is en blijft wel zelf verantwoordelijk voor de eindevaluaties ten aanzien van de scores in de transparantie-index. Indien redactievoorstellen vanuit de organisaties zelf niet worden gehonoreerd (en derhalve dus niet uitmondend in de beoogde hogere scores), dan wordt dit in de online zichtbare resultaatformulieren verantwoord.